Julián García Cervantes^[1], Sonia Amelia Sánchez Carrillo^[2] y
J. Jesús Sahagún Zúñiga^[3]

El presente trabajo tiene como propósito destacar el efecto que tiene la gestión de riesgos dentro del proceso educativo, con el objeto de asegurar la calidad del mismo. Mediante la gestión de riesgos se crea una estrategia organizacional cuyo propósito es que sean mitigados o en su caso eliminarlos por completo a través de llevar a cabo un análisis del contexto organizacional en el que se determinan las cuestiones internas y externas que son pertinentes para su propósito y dirección estratégica, así como las partes interesadas que son pertinentes y que afectan el logro de los resultados previstos.

Palabras clave: gestión de riesgos; contexto organizacional; cuestiones externas; cuestiones internas; partes interesadas.

The purpose of this work is to highlight the effect that risk management has within the educational process, with the aim of ensuring its quality. Through risk management an organizational strategy is created whose purpose is to mitigate or eliminate them completely by carrying out an analysis of the organizational context in which the internal and external issues that are relevant to its purpose are determined and strategic direction, as well as relevant stakeholders who affect the achievement of intended results.

Keywords: risk management; organizational context; external issues; internal issues; concerned parties.

Introducción

Mediante la gestión de riesgos se logra prevenir el no cumplimiento de los objetivos y metas institucionales con respecto al proceso educativo a través de determinar las cuestiones externas, internas, partes interesadas que intervienen en el mismo y atender los riesgos que se puedan presentar en el mismo, considerando las variables de dicho proceso como son: gestión del curso, instrumentación didáctica, tipos de evaluación, criterios de evaluación e índice de reprobación.

A partir de un estudio de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA), se determina los factores externos e internos de la organización y se definen los riesgos para el proceso educativo, se clasifican, se evalúan, se determina las acciones a seguir, las medidas de mitigación, el tratamiento y responsable, así como la temporalidad para el seguimiento del mismo.

Con la información recabada se trabaja en una matriz de riesgos en la cual se da el seguimiento a las variables del proceso educativo y se previenen los posibles incumplimientos y como consecuencia el no obtener los resultados esperados de acuerdo a los objetivos y metas institucionales para dicho proceso.

Objetivos

Objetivo general

Diseñar una matriz de riesgos que permita determinar el efecto de la gestión de riesgos para asegurar la calidad del proceso educativo en el TecNM-Ocotlán.

Objetivos específicos

Realizar un análisis FODA para determinar los factores externos e internos que permitan establecer el cumplimiento de los objetivos del proceso educativo.

Determinar las partes interesadas externas e internas involucradas dentro del desarrollo del proceso educativo.

Determinar las acciones a seguir y tratamiento de los riesgos para cumplir con el proceso educativo.

Determinar la temporalidad para el seguimiento de riesgos del proceso educativo.

Muestra y/o participantes

Los participantes en la gestión de riesgos para asegurar la calidad del proceso educativo del TecNM-Ocotlán corresponde a los jefes de departamentos académicos, de cada uno de los seis programas educativos que se ofertan en el TecNM-Ocotlán (Ingeniería Industrial, Ingeniería Electromecánica, Ingeniería en Sistemas Computacionales, Ingeniería en Gestión Empresarial, Ingeniería Logística y Contador Público) y a los docentes que estarán atendiendo frente a grupo cada uno de los programas educativos.

Cada uno de los involucrados en el proceso educativo deberá conocer y atender de manera puntual cada uno de los riesgos definidos en la matriz para la gestión del riesgo, así como dar seguimiento a las acciones definidas, con el objeto de prevenir el incumplimiento de dicho proceso.

De esta manera se logrará llevar a cabo una eficiente gestión de riesgos por parte del personal involucrado en el proceso educativo y asegurar la calidad del mismo, logrando la satisfacción de los estudiantes matriculados en cada uno de los programas que oferta el TecNM-Ocotlán y como consecuencia atender los objetivos y metas institucionales.

Metodología y/o instrumentos utilizados

A partir de un análisis comparativo de los resultados obtenidos como resultado de la migración del sistema de gestión de calidad de la norma ISO 9001:2008 a la ISO 9001:2015 y en la cual se destacó la gestión de riesgos para cada uno de los procesos estratégicos declarados en el sistema de gestión de calidad con el objeto de asegurar la calidad del proceso educativo y alcanzar los objetivos y metas institucionales.

La calidad es la cultura organizacional orientada a la satisfacción integral de las necesidades del cliente mediante la producción de bienes y/o servicios que cumplen con un conjunto de requisitos, esta definición es la conclusión de los conceptos de los autores como E. Deming, K. Ishikawa, J. M. Juran, P. B. Crosby, Taguchi y Feigenbaum, precursores y promotores de la calidad (Berterfield, 1995).

Una cultura de calidad requiere de un largo proceso que inicia con la conciencia de la necesidad de cambio y que se desarrolla por medio de un proceso de educación continua. Es por eso que “la calidad empieza con educación y termina con educación”, frase de K. Ishikawa, reflexionando en que la calidad ha sido un factor fundamental en la evolución del hombre y ha evolucionado con técnicas, herramientas y modelos que facilitan la estandarización y globalización de la época actual. Hoy en día la estrategia aceptada internacionalmente para administrar la calidad son los Sistemas de Gestión de Calidad basados en las normas internacionales ISO 9000.

La certificación en un sistema de gestión de calidad de acuerdo a la norma ISO 9001:2015es una decisión estratégica, la cual debe considerar durante su diseño, implementación y operación, el contexto organizacional, las partes interesadas, la gestión d los riesgos, los procesos y el tamaño de la organización, para definir las estrategias y acciones a seguir.

Para dirigir a la organización hacia la mejora de su desempeño, deberán considerarse los siete principios de la gestión de la calidad, descritos en la norma ISO 9001:2015, los cuales se describen a continuación y son la base para dirigir y operar una organización de manera exitosa:

Enfoque al cliente. Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer sus requisitos y esforzarse en exceder las expectativas de los mismos.

Liderazgo. Los líderes establecen la unidad y la orientación de la organización. Deberían crear y mantener un ambiente en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos y metas institucionales.

Compromiso de las personas. El personal en todos los niveles es la esencia de una organización, y su total compromiso hace que sus habilidades sean utilizadas para el beneficio de la organización.

Enfoque a procesos. Comprender los procesos y la contribución de los mismos en el sistema de gestión de calidad.

Mejora. Todo lo que se puede medir se puede mejorar y por lo tanto la mejora contribuye a beneficiar el desempeño de la calidad de los procesos.

Toma de decisiones basada en la evidencia. Monitorear y medir los procesos se convierte en una actividad permanente, identificando, entendiendo y gestionando la interrelación de los procesos como un sistema, lo cual contribuye en alcanzar la eficacia y eficiencia en el logro de los objetivos y metas institucionales.

Gestión de relaciones. Establecer una gestión de las relaciones entre las personas, los procesos y procedimientos con el objeto de lograr relaciones mutuamente beneficiosas y que crean un valor agregado para la cultura organizacional.

La gestión de riesgos es un proceso debidamente estructurado mediante el cual se previenen las diversas situaciones de incertidumbre que puedan presentarse durante el desarrollo de una actividad a través de la identificación, el análisis y la evaluación de los mismos, y cuyo propósito es asegurar la calidad del proceso educativo a través de una metodología, la cual se encuentra en un estándar internacional y en el que se establecen las directrices para cualquier tipo de organización, de cualquier sector y tamaño.

La gestión de riesgos considera la aplicación sistemática de políticas, procedimientos y prácticas en las actividades de comunicación y consulta, en el establecimiento del contexto organizacional, la identificación, análisis, valoración, tratamiento y seguimiento del riesgo durante la gestión de asignatura, con lo que se asegura la prevención de algún incumplimiento en el desarrollo de la misma, asegurándose la calidad y cumplimiento del proceso educativo.

La norma ISO 31000:2018 establece las directrices para gestionar los riesgos de una organización basados en los principios, marco de referencia y procesos para que dicha gestión sea eficiente, eficaz y coherente.

La norma ISO 9001:2015 establece que la organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y dirección estratégica y que afectan su capacidad para lograr los resultados previstos y de esta manera asegurar la calidad de los procesos, y en el caso particular del TecNM-Ocotlán, su proceso educativo.

La metodología que se llevó a cabo para establecer la matriz de riesgos que permita determinar el efecto de la gestión de riesgos para asegurar la calidad del proceso educativo en el TecNM-Ocotlán fue la siguiente:

Realizar el análisis de las cuestiones externas e internas que son pertinentes para el propósito y dirección estratégica del TECNM-Ocotlán, en función de su misión y visión institucional.

Identificar las partes interesadas pertinentes internas y externas que participan en el desarrollo de los procesos y que afectan el proceso educativo.

Identificar los riesgos y oportunidades de los procesos y que inciden en el educativo.

Establecer la matriz de gestión de riesgos, en la cual se evalúan y da seguimiento a los riesgos que intervienen en el aseguramiento de la calidad del proceso educativo.

En el análisis de las cuestiones externas se determinan todas las situaciones que tiene que ver con el entorno político, económico, social y legal, y en las internas se analizan las situaciones de valores, cultura, conocimientos y desempeño de la institución.

En ambas cuestiones se determinan las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Así como los factores positivos y negativos que las acompañan, con el objeto de determinar si en cada una de ellas se tiene un riesgo que atender.

Con el análisis del contexto organizacional, se determinan las partes interesadas pertinentes que participan en el desarrollo de los procesos y que pueden afectar el logro de los resultados en el proceso educativo. Dichas partes pueden ser una organización, grupo o individuo que inciden en el desarrollo de las actividades de los procesos y se clasifican en externas e internas, de acurdo a el efecto que tienen en el logro de los resultados, sus requisitos y se determina si son una fortaleza u oportunidad dentro del contexto de la organización.

Con los resultados del contexto organizacional, se determinan los riesgos y oportunidades que van a incidir de manera directa en la calidad del proceso educativo, ya que de este análisis se desprenderá la clasificación, evaluación y tratamiento de los riesgos, y se diseña y establece la matriz de gestión de riesgos, mediante la cual se estará en condiciones de prevenir los riesgos y oportunidades de mejora que darán como resultado el aseguramiento de la calidad del proceso educativo y el cumplimiento de los objetivos y metas planteados por la organización.

Resultados alcanzados

Para obtener los resultados planteados en el objetivo general y los particulares, en primer lugar, se llevó a cabo el análisis del contexto de la organización considerando la filosofía organizacional, el análisis de las cuestiones externas e internas, la identificación de las partes interesadas, el análisis de las partes interesadas y sus requisitos, la identificación de riesgos y oportunidades, para establecer la matriz de gestión de riesgos.

En la figura 1 se muestra el contenido de las acciones que se llevaron a cabo para determinar la matriz de gestión de riesgos, cuyo propósito será el de prevenir que los riesgos potenciales puedan afectar la calidad del proceso educativo y establecer puntos de control sobre el mismo.

A partir de la misión y visión institucional se define el rumbo estratégico de la organización y son aspectos importantes dentro del contexto, ya que con esta filosofía institucional se determinan las cuestiones externas e internas que fortalecerán y darán rumbo para el logro de los resultados planteados dentro del proceso educativo.

La figura 2 muestra la misión y visión institucional Tecnológico Nacional de México campus Ocotlán (TecNM-Ocotlán), la política de calidad y en la cual se establece el compromiso de orientar todo su proceso educativo hacia la satisfacción de sus partes interesadas pertinentes, mediante la implementación de un sistema de gestión de calidad, que asegure la eficacia, la mejora continua y la prevención de riesgos del mismo, así como el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.

Se llevó a cabo el análisis FODA con el objeto de determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del TecNM-Ocotlán y de esta forma contar con una radiografía institucional, la cual fue el punto de partida para la determinación de los riesgos del proceso educativo y la manera de prevenirlos.

Como resultado del análisis FODA se determinó que se debería de poner atención en la actualización de los programas de estudio y del personal docente, a partir de un seguimiento continuo de las actividades académicas, determinando los factores de riesgo en los diferentes puntos de control del proceso educativo.

Se determinaron las cuestiones externas e internas para el proceso educativo, siendo estas las siguientes:

Para cada una de las cuestiones externas e internas, se determinaron los factores positivos y negativos asociados a estas, así como se determinó si ocasionaban un riesgo y su clasificación como fortaleza o debilidad, tal como se muestra en la figura 3.

Como resultado de dicho análisis se determinaron las siguientes fortalezas y debilidades para las cuestiones internas y externas:

Como resultado del análisis de las causas externas e internas, se encontraron como riesgos para el proceso educativo los factores económicos relacionados con la falta de becas comisión para realizar estudios de posgrado, lo que afecta en la baja de la matrícula, así como la capacitación del personal docente para el desarrollo de proyectos de investigación de alto impacto.

Una vez que se determinaron las cuestiones externas e internas, se definieron a las partes interesadas, es decir, aquellas personas u organización que puede tener capacidad para afectar las actividades de los procesos declarados en el sistema de gestión de calidad e incidir en el logro de los objetivos y metas institucionales.

Se determinaron las partes interesadas pertinentes externas e internas como se mencionan a continuación:

Al identificarse las partes interesadas que intervienen de manera directa o indirecta en el proceso educativo, se busca prevenir algún riesgo que afecte el desarrollo de dicho proceso y evitar no cumplir con los resultados esperados.

Al haberse definido las partes interesadas, se procedió a realizar un análisis de las mismas y sus requisitos con el objeto de determinar si estas son una fortaleza o debilidad para tomar las acciones pertinentes para cada una de ellas, como se muestra en la figura 5.

Los riesgos asociados a las partes interesadas se encontraron en el seguimiento a los egresados, ya que son factor de importancia para conocer su posicionamiento en el sector de servicios, además de ser el vínculo directo con las necesidades de dicho sector y que al atenderse se fortalecerá el proceso educativo de la institución.

Una vez que se determinó el análisis de partes interesadas, se llevó a cabo la identificación de riesgos y oportunidades en donde se revisan los factores externos e internos que intervienen en el contexto organizacional con el objeto de determinar las oportunidades que se deberán de atender para asegurar la calidad del proceso educativo, como se muestra en la figura 6.

Como resultado del análisis de las oportunidades y los riesgos se llevó a cabo una correlación entre las fortalezas y debilidades para determinar las oportunidades de mejora, así como las fortalezas y debilidades para determinar los riesgos a prevenir para asegurar la calidad del proceso educativo, como se muestra a continuación:

A partir de la identificación de los riesgos y oportunidades de la organización, se determina la matriz de gestión de riesgos, en la cual se establecerá la identificación, seguimiento y control de los riesgos de los procesos que de manera directa o indirecta tiene influencia sobre el aseguramiento de la calidad del proceso educativo del TecNM-Ocotlán, como se muestra en las figuras 7 y 8.

En el diseño de la matriz de gestión de riesgos se consideraron los siguientes aspectos, los cuales se identifican, controlan y atienden en caso de surgir alguna desviación dentro del desarrollo del proceso educativo.

Proceso estratégico. Procesos relacionados con la determinación de políticas, objetivos, estrategias y metas que aseguren su cumplimiento. Se definieron los siguientes: académico, administración de recursos, calidad, planeación y gestión de la dirección.

Fecha de inicio. Fecha en la cual se inicia el seguimiento y control del riesgo identificado.

Origen del riesgo. Identificar dentro del proceso estratégico el punto de origen para prevenir un riesgo.

Clasificación de la probabilidad del riesgo. Estos se clasifican de acuerdo a la probabilidad de que puedan ocurrir de acuerdo a los siguientes criterios:

Evaluación del riesgo. Proceso mediante el cual se analiza la probabilidad de ocurrencia y las consecuencias del daño que propiciaría el riego en el proceso correspondiente.

Temporalidad de las acciones. Definir la temporalidad en la cual las acciones planteadas de prevención del riesgo se les dará seguimiento.

Medidas de mitigación. Definir las medidas mediante las cuales se mitigará el riesgo identificado en cada etapa del proceso.

Tratamiento final. Definir la acción que se llevará a cabo como resultado del seguimiento del riesgo identificado en cada una de las etapas de cada proceso.

Responsable de la implementación. Definir al o los responsables de dar seguimiento a las acciones definidas para la mitigación de los riesgos.

Fecha de término. Fecha en la cual concluye el seguimiento y control del riesgo una vez que concluye el proceso correspondiente.

Evidencia. Registros con los cuales se llevó a cabo el seguimiento y control de los riesgos de cada proceso.

Con el diseño y establecimiento de la matriz de gestión de riesgos se controla cada uno de los procesos que intervienen en el desarrollo del proceso educativo, a partir del seguimiento de cada uno de los riesgos que en mayor o menor impacto pueden incidir en no cumplir con las actividades planteadas en la matriz. De la misma manera, la difusión de los riesgos a todo el personal que de manera directa o indirecta interviene en el desarrollo del proceso educativo, fue vital para el control de los mismos y asegurar que en cada etapa se fuera alcanzando los resultados esperados.

Conclusiones

La implementación de un sistema de gestión de calidad de acuerdo a la norma ISO 9001:2015 es una herramienta muy valiosa ya que se definen los procesos que intervienen en el desarrollo de las actividades de una organización, se definen procesos, procedimientos, formatos, y se logra la estandarización de los diferentes instrumentos y registros que darán como resultado el que se logren los objetivos y meta institucionales.

Con el análisis del contexto organizacional se determinan las fortalezas y oportunidades de una organización, que es lo que la hace competitiva y a partir de las debilidades y amenazas se abre una enorme oportunidad de buscar el crecimiento de nuestra institución mejorando todos aquellos aspectos que pueden afectar de manera directa o indirecta el que se obtengan los resultados esperados en el menor tiempo posible y de esta manera mejorar el crecimiento de los objetivos propuestos.

La determinación de las partes interesadas, tanto externas como internas, determinan los puntos de atención y control en los diferentes procesos, así como el reforzamiento de la comunicación tanto al interior como hacia el exterior de la organización, lo que da como resultado el que se tomen las acciones necesarias para que no se afecte la eficacia de los procesos.

La gestión de riesgos es de gran importancia en el desarrollo de las diferentes actividades de cada proceso de una organización, ya que permite tomar las acciones preventivas que pueden ocasionar que un proceso se salga de control y no lograr los resultados esperados, además de clasificar los riesgos identificados y el nivel de probabilidad y ocurrencia que afectarían el control de cada una de las variables que se definen dentro del proceso educativo, el hacer el análisis FODA genera la oportunidad de conocer los aspectos tanto positivos como negativos trabajando más en este último para encontrar alternativas de mejora y fortalecer el sistema.

La matriz de gestión de riesgos es una herramienta muy poderosa en la cual se tiene una radiografía de todos los procesos que intervienen, desde el inicio hasta el logro del bien y/o servicio, y en ella se tienen los puntos de control el tipo de riesgo, la frecuencia del mismo, la probabilidad de que ocurra, el seguimiento y las acciones a tomar para el control y logro de objetivos y metas con eficacia y eficiencia para un proceso educativo de calidad.

Referencias bibliográficas

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Munich, L., Salazar, G. (2006). Más allá de la Excelencia y de la Calidad (3ª ed.), México: Trillas.

[1] El Profesor García Cervantes labora en el Tecnológico Nacional de México-Ocotlán, TecNM-Ocotlán. Orcid, https://orcid.org/0009-0008-1852-8248. Correo electrónico: julian-gc@ocotlan.tecnm.mx.

[2] La Profesora Sánchez Carrillo labora en el Tecnológico Nacional de México-Ocotlán, TecNM-Ocotlán. Orcid, https://orcid.org/0009-0005-3862-805X, Correo electrónico: sonia.sc@ocotlan.tecnm.mx.

[3] El Profesor Sahagún Zúñiga labora en el Tecnológico Nacional de México-Ocotlán, TecNM-Ocotlán. Orcid, https://orcid.org/0009-0006-9374-8908. Correo electrónico: jjesus.sz@ocotlan.tecnm.mx.

Cuestiones internas	Factores positivas	Factores negativos	Riesgo	Clasificación
Programa de trabajo anual y programa operativo anual	Planeación y evaluación de acciones encaminadas a cumplir con la misión y visión del TecNM-Ocotlán.	El no cumplimiento de las metas del programa de trabajo anual.	No.	Fortaleza.
Objetivos de calidad declarados en el sistema de gestión de calidad	Objetivos acordes a las actividades realizadas por proceso estratégico.	Revisión y cumplimiento de los objetivos de calidad.	No.	Fortaleza.
Programas académicos pertinentes con el entorno del sector productivo y/o de servicios	Planes y programas de estudio acordes con la oferta educativa, los cuales se actualizan cada año.	La competencia de instituciones públicas y privadas.	No.	Fortaleza.
Rendición de cuentas	Dar a conocer cada año a la sociedad el cumplimiento de metas y gasto ejercido en las mismas.	Incumplimiento de algunas metas.	No.	Fortaleza.
Personal docente altamente capacitado	Personal con estudios de posgrado, con perfil PRODEP y en el SIN.	Baja productividad académica con proyectos de investigación que impacten en las instituciones del tecnológico Nacional de México.	Si.	Debilidad.
Cuestiones externas	Factores positivos	Factores negativos	Riesgo	Clasificación
Entorno político	Armonía entre sindicato y administración Relación con los gobiernos del estado y municipal	No respetar acuerdos sindicales por el gobierno. Burocracia para gestión de recursos federales. Actualización de normativa del Tecnológico Nacional de México.	No	Fortaleza.
Factores económicos	Presupuesto para mantenimiento del sistema de gestión de calidad. Actualizar la oferta de educación continua para obtener ingresos propios.	Baja matrícula debido a la economía y becas comisión para estudios de posgrado.	Si	Debilidad.
Factores sociales	Egresados con la competencia pertinente para desarrollar sus funciones directivas y docentes.	Falta de plazas docentes y administrativas para contratación de personal.	No.	Fortaleza.
Factores legales	Plantilla docente con conocimientos sobre normatividad.	Falta de conciencia con la normatividad.	No.	Fortaleza.
Factores de salud	Se cuenta con seguridad social para docentes, administrativos y estudiantes.	Cambio en la normatividad de la seguridad social.	No.	Fortaleza.

Fortalezas–Oportunidades	Debilidades– Oportunidades
Ofrecer servicio externo con empresas con las que se tenga convenio de colaboración.	Solicitar la autorización de plazas para personal docente.
Contar con un consejo de vinculación para la inserción de cursos con el sector productivo.	Solicitar la autorización de plazas para el personal administrativo.
Ofertar por lo menos un posgrado	Realizar proyectos de investigación que beneficien a las instituciones del Tecnológico Nacional de México.

Fortalezas-Amenazas riesgos	Debilidades–Amenazas riesgos
Capacitación y actualización del personal en tecnologías de la información y comunicación.	Gestión de mayores apoyos de recursos federales ante la Secretaría de Educación Pública.
Disminuir los índices de deserción escolar.	Fortalecimiento constante del servicio de internet y actualización de plataformas educativas.
Programas atractivos para la zona de influencia del TecNM-Ocotlán.	Falta de plazas docentes y administrativas.

Efecto de la gestión de riesgos para asegurar la calidad del proceso educativo en el TecNM-Ocotlán

Effect of risk management to ensure the quality of the educational process at TecNM-Ocotlán